Bosch gestiona correos electrónicos y documentos con harmon.ie y SharePoint

Resumen

El Grupo Bosch es un proveedor global líder de tecnología y servicios. Emplea a aproximadamente 400 000 asociados en todo el mundo, con ventas en 2019 de 77 700 millones de euros. Sus operaciones se dividen en cuatro sectores de negocio: Soluciones de Movilidad, Tecnología Industrial, Bienes de Consumo y Tecnología de la Energía y la Construcción. El Grupo Bosch comprende aproximadamente 440 empresas subsidiarias y regionales en 60 países. Incluyendo socios de ventas y servicios, la red global de fabricación, ingeniería y ventas de Bosch cubre casi todos los países del mundo.

Desafío

Como todas las organizaciones, Bosch depende en gran medida del correo electrónico para llevar a cabo su negocio global. De hecho, diariamente se intercambian entre 9 y 10 millones de correos electrónicos comerciales en toda la empresa. Y como muchas empresas, en Bosch, los registros comerciales y otra información importante se intercambian con frecuencia por correo electrónico. Los correos electrónicos relacionados con las actividades de la empresa en ventas, compras, contabilidad, ingeniería, control de calidad y recursos humanos son solo algunos ejemplos de los usos críticos del correo electrónico. Con tantos mensajes de correo electrónico críticos para la empresa, los buzones personales de Exchange y Outlook no son repositorios adecuados para almacenar dicha información. Daniel Stuch, líder sénior de proyectos de desarrollo e implementación de aplicaciones de Bosch, explica por qué; “Los compañeros de trabajo y los colegas no tienen acceso a los buzones personales de los demás. Por lo tanto, si se trata de e-discovery o si un asociado deja la empresa, simplemente no tenemos acceso a información comercial crítica”.

En el pasado, Bosch utilizaba salas de SAP Portal para la gestión de registros de correo electrónico. Cuando finalizó el soporte para ese producto, se estableció un proyecto para encontrar un reemplazo. Inicialmente, Bosch consideró simplemente usar recursos compartidos de archivos para el almacenamiento de correo electrónico, pero rápidamente se dio cuenta de que esta opción no podía cumplir con los controles comerciales centrales, incluido el control de acceso y brindar transparencia sobre el acceso y el uso de la información. “Con los archivos compartidos, no tiene un sistema de administración de documentos completamente funcional, simplemente tiene almacenamiento”, dice Stuch. Se necesitaba un sistema de gestión de documentos completo y, después de una evaluación detallada de las opciones, Bosch seleccionó SharePoint, inicialmente SharePoint en las instalaciones. Como solución de gestión de registros con todas las funciones, SharePoint permite a los trabajadores de Bosch clasificar con precisión el contenido utilizando metadatos y, por lo tanto, cumplir con los requisitos de cumplimiento y gobernanza.

Esta selección de SharePoint encajaba con los planes de Bosch de migrar su infraestructura a la nube de Office 365 a partir de 2020, lo que permitió a la empresa migrar sin problemas a SharePoint en el proceso. Con una comunidad de usuarios amplia y heterogénea, Bosch se dio cuenta de que necesitaría un producto adicional para facilitar a los usuarios comerciales típicos la captura y clasificación de correos electrónicos comerciales importantes en SharePoint. Se seleccionaron varios productos, incluido harmon.ie, para su evaluación.

Estrategia

Se definió un riguroso proceso de selección de productos y se eligieron unidades comerciales clave de Bosch para participar en el proceso. Se ejecutó una 'prueba de concepto' con 77 usuarios de prueba de varios departamentos de gestión de productos, gestión de proyectos y compras. Al final del proceso, se seleccionó harmon.ie como el producto elegido por Bosch.

Una vez seleccionado, Bosch definió un cronograma de implementación de lanzamiento por etapas de harmon.ie. La primera etapa es una prueba piloto preliminar de 1000 usuarios, seguida de una fase piloto de 6000 usuarios y, finalmente, una implementación global para los 360 000 usuarios comerciales de Bosch. La capacitación para los usuarios finales en Bosch se brinda a través del autoservicio a través de las redes sociales comerciales internas, la Docupedia de la empresa y mediante capacitación basada en videos utilizando las instalaciones de BoschTube.

Resultados

La solución combinada de SharePoint/harmon.ie ayuda a Bosch a administrar sus millones de correos electrónicos diarios, incluidos los registros comerciales a los que deben acceder los colegas. Los correos electrónicos también están disponibles para futuras auditorías y e-discovery. La capacidad de localizar fácilmente correos electrónicos importantes es un elemento importante del programa de cumplimiento y control de la información de Bosch.

Al hacerlo fácil de usar, harmon.ie ha aumentado la tasa de adopción de SharePoint. “harmon.ie hace que SharePoint sea más accesible para las personas, y con una tasa de adopción mejorada y un mayor uso de Share-Point, también hemos obtenido los beneficios que queríamos de SharePoint en primer lugar”, dice Stuch.

Un beneficio adicional de la solución de SharePoint es que Bosch ve una reducción en los documentos enviados como archivos adjuntos de correo electrónico. Esto no solo reduce el volumen de datos, sino que también evita el caos de versiones de documentos. "Se envían menos datos mediante archivos adjuntos: versión 1, versión 2, versión final, final-final, etc. Ahora las personas envían enlaces y siempre tienen la última versión".

harmon.ie también ha demostrado tener un valor económico: "Descubrimos que, aunque la ganancia financiera no fue la razón principal para comprar harmon.ie, simplemente ahorra hasta 70% de los pasos, o gana 70% de productividad cuando arrastra y enviar correos electrónicos”.

La adopción de harmon.ie es fácil, dice Stuch. “Tenemos capacitación basada en la web que incluye una interactiva con capturas de pantalla de video. Pero incluso eso no suele ser necesario. Cuando presentamos harmon.ie a las personas y les decimos que lo usen, descubren que es bastante intuitivo. Las personas no necesitan aprender a usar harmon.ie, simplemente lo usan. Si tienen preguntas sobre los detalles, pueden encontrar información en los canales apropiados o ponerse en contacto con un equipo de soporte, la comunidad o incluso la mesa de ayuda”.