La firma de ingeniería y servicios profesionales, Aurecon, simplifica el etiquetado y descubrimiento de documentos con Microsoft Syntex

Resumen

Aurecon es una firma de ingeniería, diseño y asesoría con sede en Melbourne, Australia. Con la colaboración en el centro de su negocio, hace hincapié en dar vida a las ideas que crean un futuro mejor para las personas y el planeta. Clasificada como una de las principales firmas de servicios profesionales en Australia en 2021, Aurecon tiene un enfoque empresarial innovador y galardonado.

Aurecon otorga un gran valor a la información, tanto que implementó el Estándar de gestión de información de proyectos de Aurecon (APIMS), que proporciona el marco para establecer una base de información coherente en toda su organización. La intención del estándar es proporcionar una mayor accesibilidad y confiabilidad en torno a la información. Para garantizar que la información sea precisa, los metadatos correctamente aplicados son clave y son el núcleo de cómo opera la organización.

Desafío

En la transición a este enfoque rico en metadatos, surgieron varios desafíos en torno a la aplicación de metadatos a representaciones de archivos nativos, como PDF, ya la información que se estaba compartiendo desde sistemas de administración de documentos que no son de Microsoft. El proceso para aplicar metadatos a este tipo de información era muy manual y, a menudo, los miembros del equipo duplicaban esfuerzos y perdían un tiempo valioso. Esto prevaleció especialmente en proyectos de ingeniería a gran escala donde la producción en masa de dibujos de diseño altamente complejos requiere un código único.

“Hacer cosas por su propia cabeza no es una buena forma de hacer negocios”, dice James Black, director de gestión de la información y el riesgo digital de Aurecon. “Si tiene todos los dibujos cargados, debería poder extraerlos con palabras clave”. Etiquetar información para que sea más fácil de encontrar también va más allá de los beneficios internos para Aurecon. Los clientes de la empresa han comenzado a poner más énfasis en garantizar que el contenido visual, como los dibujos, se gestione utilizando los estándares de información de sus organizaciones. Los consultores de Aurecon deben cumplir con esos estándares para garantizar un resultado de calidad.

Estrategia

Para maximizar las eficiencias en APIMS, el equipo de Aurecon buscó una solución automatizada para asignar metadatos, liderando a los miembros del equipo de la firma a Microsoft Syntex. Sobre la base de sus marcos de gestión de la información, Aurecon comenzó a implementar Microsoft Syntex para mejorar la calidad de la captura de metadatos y simplificar la experiencia del usuario. Con la escala como factor clave, el equipo identificó una oportunidad de usar modelos en Microsoft Syntex para leer y automatizar de manera inteligente la extracción de etiquetas de metadatos de grandes conjuntos de dibujos a medida que se agregan a los sitios de proyectos de SharePoint.

Microsoft Syntex da vida al enfoque basado en estándares de Aurecon: el paso fundamental para garantizar que su gente tenga acceso a información confiable que se puede compartir y usar en todos los proyectos. También libera el tiempo que los miembros del equipo del proyecto dedican a clasificar y etiquetar información manualmente.

Resultados

La facilidad de construir y volver a capacitar modelos para la implementación de ISO 19650 de Aurecon a través de un marco de entrega de información estandarizada ha desbloqueado oportunidades futuras para usar modelos inteligentes que satisfagan las necesidades de información de los clientes de Aurecon de manera consistente y estructurada y brinden valor a los clientes de la empresa.

Con Microsoft Syntex, Aurecon ahora puede cumplir más fácilmente con los requisitos de cumplimiento y gobernanza. En lugar de ser una tarea desalentadora y que requiere mucho tiempo, es tan sencillo como cargar un archivo en la biblioteca de SharePoint de la empresa y hacer que el sistema agregue las etiquetas relevantes. Este proceso permite que los equipos de proyecto usen la información en el futuro, y el ahorro de tiempo que se obtiene al usar Microsoft Syntex todos los días ayuda a los empleados a concentrarse en brindar valor a los clientes.

Cuando se le preguntó qué más le gustaría a la empresa del uso futuro de Microsoft Syntex, Aurecon considera que los datos capturados son la base de nuevas herramientas innovadoras que pueden brindar información de toda la empresa y son esenciales para desarrollar y mantener gemelos digitales. Para comenzar a usar gemelos digitales, una organización necesita una estructura sólida para obtener información inteligente. Al ayudar a construir la base, Microsoft Syntex le permite a Aurecon usar estas herramientas y continuar creando un negocio más sólido y eficiente.

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