Atria utiliza una aplicación personalizada para administrar datos de clientes, productos y centros de costos

Resumen

En Atria, los empleados a menudo se ven obligados a dar un paso más para administrar datos maestros para varios conjuntos de información en toda la organización. La gestión de dichos datos a menudo requiere que los empleados confíen en su memoria para realizar tareas en un orden específico.

Para solucionar la falta de eficiencia, Atria se dispuso a encontrar herramientas dentro de Office 365 que pudieran simplificar y agilizar sus procesos. Con la ayuda de Valo Intranet, Atria pudo implementar herramientas como PowerApps, SharePoint Lists y Flow para modernizar sus procesos comerciales.

Desafío

Para solucionar la falta de eficiencia, Atria se dispuso a encontrar herramientas dentro de Office 365 que pudieran simplificar y agilizar sus procesos. Con la ayuda de Valo Intranet, Atria pudo implementar herramientas como PowerApps, SharePoint Lists y Flow para modernizar sus procesos comerciales.

Estrategia

PowerApps – Con PowerApps, Atria pudo crear interfaces de usuario para que los empleados las usen cuando soliciten nuevos datos. En comparación con las IU de listas básicas en SharePoint, PowerApps les brinda la capacidad de crear una entrada de datos similar a un asistente, donde las selecciones en fases anteriores afectan los datos requeridos en fases posteriores en el asistente. PowerApps también se conecta a listas de SharePoint con diferentes identidades para que los empleados ya no tengan que tener acceso de escritura directo a las listas de SharePoint utilizadas.

Listas de SharePoint: Las listas personalizadas se utilizan para el almacenamiento de datos simples, para datos procesados. Las listas personalizadas también se usan para almacenar opciones para menús desplegables en la aplicación de PowerApps, así como información de configuración para los flujos de trabajo creados con flujo.

Caudal: Los flujos de trabajo creados con Microsoft Flow se utilizan para impulsar el proceso cuando se solicitan nuevos datos para que los empleados ya no tengan que recordar qué hacer a continuación. Esto incluye enviar correos electrónicos a los procesadores, iniciar flujos de trabajo de aprobación cuando se necesita una aprobación y enviar notificaciones y confirmaciones a los solicitantes a medida que avanza el proceso.

En la primera fase del proyecto, los siguientes tipos de datos se procesan utilizando la herramienta de gestión de datos maestros de Atria:

• Números de artículo: cuando se lanza un SKU nuevo para un producto nuevo o un producto existente, se asigna un número de artículo único
• Cuentas: cuando es necesario crear nuevas cuentas contables, se activa un proceso de aprobación de dos pasos, lo que garantiza que se ingrese toda la información necesaria. El paso final del proceso determina si se necesita la cuenta o si ya existe una cuenta con el propósito previsto.
• Centros de costos: este proceso garantiza que se siga el procedimiento correcto si se crea un nuevo centro de costos
• Clientes: en esta herramienta, se ingresa toda la información para nuevos clientes y se administran los diversos sistemas que los clientes en diferentes países pueden necesitar usar
• Proveedores: los nuevos proveedores se crean de manera diferente dependiendo de dónde esté registrado el proveedor. Esta herramienta se encarga de adaptar el conjunto de datos necesarios en función del país del proveedor

Resultados

Con la ayuda de Valo Intranet, en lugar de depender de procesos basados en papel que requieren una gran cantidad de pensamiento y dependen en gran medida de la propia memoria, los empleados de Atria ahora tienen un conjunto de herramientas que les permiten ingresar de manera eficiente y efectiva varios tipos de información. para sus procesos de negocio específicos.