Cliente
Alimentos Arla
Arla Foods es una cooperativa láctea internacional propiedad de 9900 agricultores en Dinamarca, Suecia, el Reino Unido, Alemania, Bélgica, Luxemburgo y los Países Bajos. La administración responsable del dinero de esos agricultores-propietarios más una estrategia de crecimiento y calidad que responde y respeta los cambios en el clima y los mercados ha convertido a Arla Foods en el productor de lácteos orgánicos más grande del mundo.
La producción lechera puede parecer una industria conservadora y, en muchos sentidos, lo es. Sin embargo, desde el punto de vista comercial, Arla es como cualquier otra empresa multinacional con una fuerza laboral dispersa geográficamente. La cooperativa emplea a casi 20.000 personas en todo el mundo y necesita las herramientas para apoyarlos. Al mismo tiempo, Arla no es una empresa que cotiza en bolsa, sino una cooperativa, con la responsabilidad ante sus propietarios agricultores de gastar su dinero de manera inteligente. Entonces, cuando el hardware y el software del servidor interno de Arla ejecutaron su intranet casi obsoleta, la cooperativa vio una oportunidad de ahorrar dinero mientras mejoraba las comunicaciones, la colaboración y la productividad de su fuerza laboral a través de una intranet moderna e inteligente.
El (rápido) viaje de la idea a la intranet
La intranet original de Arla era un sitio codificado a medida creado en una instalación local de SharePoint. El hardware del servidor se estaba acercando rápidamente al final de su vida útil, y la cooperativa tuvo que decidir si comprar hardware nuevo, renovar las licencias de software y traer a un proveedor externo para revisar el código personalizado, una perspectiva costosa y no uno de los co -op quería gastar dinero en.
Como el destino quiso, en ese momento, Stig Thomsen, arquitecto principal de My Digital Workspace en Arla, asistió a una charla sobre la intranet inteligente en Microsoft Ignite 2018. Lo que aprendió condujo a una avalancha de ideas en Dinamarca. "¡Oye, realmente podemos hacer algo con esto!" dice que pensó.
Thomsen compartió la idea con su colega, Anna Kristensen, Product Manager en My Digital Workspace. Entre ellos, identificaron tres objetivos para la nueva intranet:
- Use solo los últimos componentes listos para usar, sin desarrollo personalizado.
- Adopte un enfoque consciente de los costos.
- Adaptarse a las nuevas formas de trabajar (por ejemplo, móvil).
Durante los siguientes seis meses, la nueva intranet comenzó a tomar forma.
Ahorrar dinero al volverse perenne
Arla, cliente de Microsoft desde hace mucho tiempo, ya tenía herramientas que facilitarían el futuro colaborativo que deseaba el liderazgo de la cooperativa. Thomsen y Kristensen querían mantener al mínimo el gasto en la nueva intranet y hacer la mayor parte del trabajo posible internamente. Como dice Kristensen, “La innovación es fácil cuando tienes todo el dinero del mundo. La verdadera innovación surge cuando te enfrentas a un desafío, y es difícil justificar la financiación de este tipo de proyectos”.
SharePoint Online brindó al equipo la mayor parte de lo que necesitaban de forma inmediata, ayudándolos a mantener un control estricto de los costos y evitar el bloqueo de proveedores.
SharePoint le dio a la cooperativa dos mejoras importantes:
- Características de hoja perenne. La cooperativa redujo significativamente el esfuerzo de TI al emplear Microsoft 365 porque, como solución de software como servicio (SaaS), sus características siempre están actualizadas.
- Acceso móvil. Los empleados móviles no habían podido acceder a la intranet. A medida que más y más empleados pasaban de las computadoras de escritorio a los dispositivos móviles, las visitas de los empleados a la intranet disminuyeron, por lo que el acceso móvil era una necesidad importante para la fuerza laboral global de Arla.
Thomsen dice: “Pudimos convencer a los líderes de que debido a que la intranet ya no satisfacía las necesidades de los empleados y debido a que se requerirían inversiones en la infraestructura, era mejor cambiar a una plataforma SaaS estándar preparada para el futuro usando -componentes de estante.”
Cuando el equipo calculó los números, quedó claro que los costos iniciales de mantener el sistema en su lugar frente a pasar a una intranet inteligente eran casi iguales. Pero la naturaleza perenne de la solución SaaS, junto con el uso de funciones de SharePoint listas para usar, reduciría drásticamente los costos anuales. La cooperativa no solo ahorraría en mantenimiento y costos mensuales recurrentes, sino también en costos relacionados con las actualizaciones del sistema operativo, el software y el hardware del servidor. Como dice Kristensen, “No es nuestro dinero. Somos propiedad de miles de agricultores. Es su sustento. Tenemos que ser responsables en cómo gastamos ese dinero”.
Fuera lo viejo, dentro lo nuevo
Un principio que Thomsen y Kristensen destacaron en el nuevo diseño de la intranet de Arla fue la continuidad con la navegación y la estructura de la intranet clásica. Ahí es donde entraron las características del megamenú para el sitio de inicio en SharePoint. Con el megamenú, la nueva intranet tiene una experiencia de navegación que imita la intranet clásica de Arla. Thomsen dice: “Podríamos obtener la misma funcionalidad y evitar sorpresas para nuestros empleados porque la nueva intranet usaba la estructura de la antigua intranet”.
Donde el equipo de diseño experimentó brechas en la funcionalidad, encontraron soluciones fáciles. Por ejemplo, la solicitud más importante del equipo de Comunicaciones Corporativas fue que pudieran programar comunicados de prensa, una tarea esencial para cualquier operación global. Microsoft está trabajando en esta característica de SharePoint, pero en lugar de esperar o recurrir a un código personalizado, el equipo pudo crear la funcionalidad deseada en menos de un día usando Microsoft Flow.
El diseño del sitio final de la casa fue efectivamente determinado por los empleados de la cooperativa. “Básicamente, pusimos todos los elementos web listos para usar disponibles en SharePoint en el sitio de inicio y luego le preguntamos a nuestro grupo de usuarios cuáles les gustaban”, se ríe Thomsen. El grupo de prueba estaba formado por unas 50 personas de toda la cooperativa, por lo que el resultado es representativo de Arla en su conjunto.
Esta página de destino sirve tanto como sitio principal como sitio central e incluye el mega menú, noticias globales, noticias regionales y, con mucho, la característica más popular entre los empleados, un bloque de enlace rápido de 3 × 3, que ayudó a la El equipo de diseño logra su objetivo de transformar la intranet de Arla de un sitio de comunicación.
en una especie de portal de autoservicio. La funcionalidad de búsqueda integrada brinda a los empleados el poder de buscar en toda la organización la información que necesitan, y el equipo ha eliminado los componentes de terceros de la intranet al migrar algunos flujos de trabajo existentes de K2 a los elementos web de PowerApps.
Ese tipo de racionalización fue crucial porque la simplicidad era la clave.
“La antigua intranet se llamaba Check-In”, dice Kristensen, “y los empleados seguían preguntando: '¿Cuándo se activará el nuevo Check-In?' Pero la nueva intranet no es Check-In 2.0. Es una intranet completamente nueva... una filosofía completamente nueva”.
Desde el sitio principal, el equipo creó sitios de comunicación para áreas comerciales, información corporativa, países individuales de la familia Arla y más. Se designaron propietarios para cada sitio de comunicación del área comercial (p. ej., Recursos humanos, Comunicaciones corporativas, Ventas) y tenían el poder y la responsabilidad de crear contenido para sus sitios. Kristensen dice: “Al comienzo de este proyecto, tomamos la decisión de que no migraríamos nada de Check-In a la nueva intranet. Todo tuvo que construirse desde cero, y esto aseguró que solo se incluyera contenido relevante en la nueva intranet”. Las diferencias arquitectónicas entre las versiones anterior y nueva de SharePoint hicieron de este enfoque la forma más sencilla y rentable de lograr los objetivos del equipo. Los propietarios de los sitios de comunicación también apreciaron la oportunidad de una limpieza de primavera.
Creando la fuerza laboral moderna de Arla
Arla es una organización multinacional. Los empleados trabajan sobre la marcha, a menudo desde sus dispositivos móviles en lugar de desde los escritorios de una oficina. La antigua intranet de Arla no podía admitir el acceso móvil y no era posible integrar la funcionalidad de Office 365. La tecnología móvil, entonces, fue un gran impulsor de la nueva intranet. Como señala Kristensen, “Es importante que Arla sea pionera en tecnologías modernas de colaboración para respaldar esta nueva forma de trabajar. Al mismo tiempo, podemos adaptar nuestra forma de trabajar para que nuestra gente use estas nuevas tecnologías y herramientas de la forma en que deben usarse. Los dos pueden ir de la mano”.
Grandes ganancias para un enfoque consciente de los costos
La nueva intranet de Arla, que se puso en marcha el 1 de octubre de 2019, forma parte de un ecosistema Microsoft 365 integrado. Los empleados ahora tienen una manera rápida y fácil de comenzar su jornada laboral: pueden obtener las últimas noticias, ver lo que sucede en sus comunidades y lanzar las aplicaciones que necesitan para ser productivos y colaborar.
Los empleados de Arla aún pueden acceder a la antigua intranet, pero se desconectará a fines de 2019. Para facilitar la transición, el nuevo sitio de inicio es lo que ven los empleados cuando inician sus navegadores todos los días. Los propietarios de campeones de sitios de comunicación cargan más contenido todos los días y, a medida que se agregan nuevos sitios comunitarios, la intranet se expandirá, cambiará y ofrecerá más opciones de colaboración y nuevas formas de trabajar.
Los comentarios hasta ahora han sido positivos, y la empresa ha invertido en una campaña de participación de base que empodera a los campeones de sitios comunitarios para decirles a sus colegas qué hace que sus sitios sean geniales. Estos campeones pueden crear los sitios que deseen con las páginas y los diseños que deseen, pero My Digital Workspace mantiene cierto grado de control, lo que garantiza una experiencia unificada en todos los sitios. Como señala Kristensen, “No queremos que esto sea un proyecto de TI. Queremos que sea un movimiento de base, de abajo hacia arriba. Los propietarios del portal son los portavoces de nuestra nueva intranet”.
Hasta la fecha, la nueva intranet de la cooperativa ha producido varias victorias significativas:
- De los 20 000 empleados que acceden a la nueva intranet, 12 000 son trabajadores de oficina que han trabajado en PC dedicadas y se están moviendo hacia dispositivos móviles, y 8000 son trabajadores de primera línea que ahora acceden a la intranet desde quioscos o dispositivos móviles personales.
- Los tiempos de carga de la intranet son significativamente más rápidos.
- El uso de funciones listas para usar ha significado un tiempo sorprendentemente corto desde el diseño hasta la implementación.
- El equipo eliminó los costos de prueba y corrección de errores y puede realizar cambios rápida y fácilmente sin necesidad de personalización o codificación de terceros, evitando el bloqueo de proveedores.
- La accesibilidad móvil significa que, por primera vez, los trabajadores de primera línea pueden acceder a la intranet.
El futuro de Arla es colaborativo
El trabajo no se ha detenido solo porque la nueva intranet esté en funcionamiento. A medida que se activan más sitios de comunicación, el equipo de My Digital Workspace planea agregar filtros para permitir una mayor personalización para los empleados. Thomsen da un ejemplo: “Solo si estás en Finlandia, por ejemplo, verías las noticias de Finlandia, escritas en finlandés”. Él y Kristensen predicen que cada vez más la comunicación se trasladará a las comunidades Yammer, con grupos que colaboran en Teams. Un vendedor de Suecia resume así la intranet inteligente de Arla: “Finalmente, la tengo en el bolsillo. Puedo usarlo donde estoy.
Arla Foods está donde está en el mercado global en gran parte debido a su cuidadosa administración del dinero que le confían sus miles de agricultores-propietarios. Pero lo que comenzó como un proyecto para ahorrar dinero se convirtió en una intranet inteligente que ayudará a transformar la empresa en el lugar de trabajo del futuro, creado para la accesibilidad, la comunicación y la colaboración. “Nos hemos estandarizado en las tecnologías de Microsoft, y nuestra gente las utiliza”, dice Torben Fabrin, vicepresidente sénior y CIO de Arla. “Ahora, pueden ser productivos dondequiera que estén mientras colaboran con colegas de todo el continente. Ese es el futuro de Arla Foods”.
