Airways New Zealand cumple correctamente con Office 365

Resumen

Airways New Zealand es el proveedor de servicios de navegación y control del tráfico aéreo de Nueva Zelanda y una empresa estatal. Brindan servicios de consultoría y capacitación en navegación aérea y gestión del tráfico aéreo en toda Nueva Zelanda y en más de 65 países. Están sujetos a la Ley de registros públicos de 2005 (PRA) del gobierno, así como a regulaciones estrictas en las industrias de aviación civil, salud y seguridad. A partir de 2015, la empresa comenzó a pasar de una infraestructura local envejecida a la nube mientras lograba cumplir con las estrictas regulaciones gubernamentales y de aviación civil, como la PRA y la Ley de Reforma de Salud y Seguridad de 2016.

Desafío

Al pasar a la nube, Airways necesitaba asegurarse de que los registros electrónicos cumplieran con los estándares obligatorios para registros públicos de Archive New Zealand. La protección contra la pérdida de registros por errores no intencionales del usuario, como la eliminación accidental, también era una misión crítica para la entidad gubernamental.

El cumplimiento no era la única ambición del equipo de información digital de Airways. También necesitaban aumentar la eficiencia de los informes de auditoría, la adopción por parte del usuario final y mantener un entorno de colaboración organizado. “Nuestra función es ayudar a las personas a ser proactivas en Office 365”, dijo Jenny Ryan, analista de información digital de Airways.

Estrategia

Airways examinó una variedad de soluciones de terceros antes de finalmente recurrir a AvePoint. Airways eligió AvePoint por su conjunto integral de soluciones para su entorno de Office 365. Airways vio que estas soluciones aumentarían el valor de su inversión en Office 365, lo que permitiría controles de cumplimiento estrictos y una gestión general del ciclo de vida de los documentos. Tras la demostración de los productos de AvePoint, los responsables de la toma de decisiones de Airways quedaron impresionados con la facilidad de uso y supieron que el equipo de Digital Information ayudaría a impulsar la adopción.

AvePoint implementó sus soluciones de control y cumplimiento de registros para mantener a Airways al día con sus iniciativas comerciales. En Office 365, Airways necesitaba complementar las capacidades de copia de seguridad nativas. “Necesitamos tener la capacidad de restaurar el correo electrónico a nivel de elemento y el contenido OneDrive, además de los documentos almacenados en SharePoint”, dijo Ryan. El valor de las soluciones de AvePoint se reconoció de inmediato, cuando un empleado dejó la empresa con información crítica que aún vivía en su OneDrive. Gracias a AvePoint Cloud Backup, el equipo de información digital de Airways pudo recuperar documentos importantes que de otro modo se habrían perdido.

Las soluciones Cloud Governance y GroupHub de AvePoint también se implementaron para organizar, eliminar, administrar y limpiar el entorno de Airways Groups, antes de usar la herramienta Cloud Governance para permitir a los usuarios crear sus propios grupos compatibles con PRA sin necesidad de involucrar al equipo de Digital Workplace. “Queremos facilitar el uso de un entorno compatible”, dijo Ryan. “Nuestro plan es que si alguien quiere un sitio o un grupo de SharePoint, Cloud Governance puede ayudarlo a completar un cuestionario para etiquetar todo y obtener la aprobación, de modo que pueda autoservicio para mejorar la productividad”.

Resultados

Airways New Zealand quería un entorno compatible fácil de usar. Esperan ahorrar tiempo y la capacidad de hacer cosas que antes no podían hacer, con más informes, capacidad y flexibilidad. Airways New Zealand pretende ser un excelente ejemplo de cumplimiento bien hecho gracias a las soluciones de Office 365 y AvePoint. Estos son algunos de los resultados que han tenido hasta ahora:

• En camino de ejecutar una migración compatible con un proceso de descubrimiento exhaustivo para 2019
• Archivos importantes restaurados varados en el OneDrive de un ex empleado
• Liderando el camino para lograr el cumplimiento de la PRA en un entorno de nube
• Mayor eficiencia en la gestión de registros y generación de informes
• Gobernar proactivamente el aprovisionamiento, el ciclo de vida y la caducidad de más de 280 grupos de Office 365

Lea el estudio de caso completo