Cliente
SAF
Software del Cañón del Cuervo
Crow Canyon Software ofrece el poder de un lugar de trabajo digital conectado a su organización, ayudándolo a ser más exitoso y competitivo. Brindamos las herramientas que le permiten obtener el máximo beneficio de SharePoint y Office 365, las principales plataformas de colaboración de Microsoft.
Aprende másResumen
AFS se esfuerza por hacer del mundo un lugar más justo y pacífico al brindar experiencias de aprendizaje internacional e intercultural a individuos, familias, escuelas y comunidades a través de una asociación mundial de voluntarios.
Una organización global sin fines de lucro, AFS trabaja en más de 50 países para brindar oportunidades de intercambio cultural a estudiantes de todo el mundo. Esto es posible gracias a los empleados dedicados de AFS y, por supuesto, a los voluntarios: más de 4400 en los EE. UU. y más de 50 000 en todo el mundo. Esto hace que el proceso de incorporación/desincorporación sea muy ajetreado y activo. El administrador de SharePoint y director de proyectos de TI de AFS, Joe Collins, necesitaba una solución para agilizar este proceso en SharePoint.
La aplicación de incorporación de Crow Canyon para SharePoint le dio a AFS la solución que necesitaban para automatizar, agilizar y asegurar la incorporación de empleados y garantizar que las tareas no se quedaran sin hacer.
Desafío
AFS tenía un proceso manual y laborioso para gestionar la incorporación utilizando hojas de cálculo de Excel y tareas de Outlook, lo que dificultaba el seguimiento eficiente de los empleados nuevos y salientes. El sistema estaba plagado de problemas: tareas perdidas, respuestas retrasadas y problemas de seguridad. Esto hizo que la incorporación fuera lenta y ardua.
La organización tenía la tarea de encontrar una mejor solución de incorporación. Hicieron de esto su prioridad #1, sabiendo lo importante que era un sistema eficiente. También se dieron cuenta de que, como organización sin fines de lucro, era vital hacer que cada dólar contara y mantener bajos los costos de administración a través de procesos mejorados. Buscaron una solución para administrar tareas, crear flujos de trabajo fáciles y reducir los riesgos para una mejor adherencia y responsabilidad.
AFS descubrió que la aplicación integrada de Crow Canyon Software que se integra con SharePoint y Office 365 se ajustaba completamente a sus necesidades y proporcionaba una solución poderosa y de bajo costo para este problema.
Estrategia
Con el alto grado de configurabilidad de la aplicación Crow Canyon, AFS pudo modificar los flujos de trabajo y los procesos para satisfacer sus necesidades específicas.
Al trabajar con Crow Canyon, AFS implementó la solución NITRO Studio de Crow Canyon, que agrega formularios, flujos de trabajo, informes, portales y muchas otras mejoras adicionales a SharePoint y Office 365. La solución que AFS implementó comienza con un sitio y listas de SharePoint. Además de SharePoint, los formularios, flujos de trabajo y otras características de NITRO Studio de Crown Canyon permiten a la organización trabajar dentro de SharePoint para obtener la solución de incorporación única que necesitan.
Mediante el uso de formularios robustos, flexibles y altamente interactivos de NITRO, acompañados de flujos de trabajo y acciones que se configuran fácilmente con el motor de flujo de trabajo de NITRO, Crow Canyon proporcionó a AFS una forma de administrar más fácilmente la admisión de empleados (consultas iniciales, evaluaciones, análisis y la tareas asociadas a la incorporación de la persona) así como la salida de empleados (retirada de derechos, recogida de equipos, redacción de valoraciones, etc.).
Todo esto se hizo en SharePoint, utilizando el sitio y la estructura de la lista junto con las mejoras que ofrece NITRO: formularios, flujos de trabajo, acciones, informes, formato, portales, KB y mucho más. Estas funciones de NITRO agregan la potencia necesaria para ejecutar una aplicación de integración y desconexión realmente eficaz dentro de SharePoint.
“Al implementar la aplicación comercial de incorporación de Crow Canyon, combinada con la capacitación y el soporte excepcionales que nos brindaron, hemos creado una solución de flujo de trabajo avanzada dentro de nuestra plataforma de SharePoint que satisface todas las necesidades de nuestro proceso de incorporación/desconexión. Esto nos ahorró tiempo, recursos y eliminó la posibilidad de error y frustración, que era una gran parte de nuestro proceso manual. Ahora podemos incorporar a un nuevo empleado de manera fácil y eficiente y ponerlo en funcionamiento sin problemas y rápidamente, al tiempo que protegemos los datos confidenciales durante el proceso de desvinculación”.
Joe Collins (gerente de proyectos de TI, administrador de SharePoint, AFS-EE. UU.)
Resultados
AFS ahora está ejecutando más de 100 flujos de trabajo para procesar sus vigorosas demandas de incorporación y desvinculación. De hecho, Joe era nuevo en la creación de flujos de trabajo en SharePoint y descubrió que la capacitación y el soporte que recibió de Crow Canyon fueron invaluables. Ahora está creando flujos de trabajo de forma independiente para mantenerse al día con las demandas en constante cambio del Departamento de Recursos Humanos a medida que incorpora o libera a los muchos empleados que ayudan a que AFS funcione.
