Resumen
Fundada en 1990, ABS Capital Partners (ABS), una firma estadounidense de capital privado, se centró en inversiones en empresas de una variedad de industrias, incluidos los servicios comerciales y educativos, la tecnología de la información y las comunicaciones y la atención médica. La firma ha recaudado aproximadamente $2.5 mil millones desde su inicio en varios fondos.
ABS, que se enfoca en ayudar a las organizaciones proporcionando capital de crecimiento, tuvo que conectar su Salesforce CRM, que contenía información vital y segura del cliente, a su plataforma de administración de documentos en la nube de Office 365 y SharePoint, donde almacenaban la documentación y los metadatos relacionados con el cliente. ABS encargó a Creospark, un socio de Microsoft, que integrara estos sistemas de manera que se accediera a los datos y documentos del sistema de origen desde cada sistema para aumentar la productividad de los empleados y la facilidad de uso.
Desafío
Existe una necesidad cada vez mayor de que las empresas de capital financiero, como ABS, se mantengan en sintonía con las últimas tendencias tecnológicas y utilicen las mejores plataformas de software en la nube para optimizar de manera eficiente y efectiva sus necesidades comerciales organizacionales. Al mismo tiempo, encuentran la necesidad de transferir contenido y datos entre estas plataformas en la nube dispares y desconectadas.
Para ABS, no parecía haber una manera fácil de hacer esto sin gastar enormes cantidades de dinero para contratar a un especialista para cada sistema individual.
Con una parte significativa de la fuerza laboral de ABS actualizando constantemente los datos de cuentas, oportunidades y negocios dentro de su CRM de Salesforce, era vital que hubiera una experiencia fluida derivada del CRM para acceder a documentos y contenido relacionado para la colaboración dentro de su plataforma de SharePoint. Además, fue un proceso tedioso actualizar ambos sistemas con información de clientes y negocios. Los beneficios secundarios anticipados al participar en este proyecto fueron una reducción en los costos operativos para el almacenamiento de documentos relacionados con el cliente en la nube.
Afortunadamente, los servicios en la nube modernos con la nube de Microsoft y la pila de servicios de contenido facilitan la conexión de estos sistemas para permitir el acceso a la información necesaria desde sus plataformas de software en la nube.
Estrategia
ABS seleccionó a Creospark como su socio de integración de sistemas debido a una relación de socio existente y calificaciones de expertos. Trabajando juntos para definir los requisitos, además de seleccionar el mejor middleware empresarial basado en la nube de Microsoft, las herramientas de flujo de trabajo y las tecnologías de servicio de contenido de su clase, el equipo derivó un plan de implementación, así como un diseño técnico para la mejor solución para cumplir con los requisitos. necesidades de la empresa y reducir los costos operativos.
Creospark diseñó una solución que eliminó la necesidad de transferir manualmente datos de cuentas, oportunidades y negocios a SharePoint desde Salesforce. Una vez en SharePoint, los flujos Power Automate se inicializan para realizar un mayor refinamiento en el contenido y los datos de la biblioteca en función de los requisitos comerciales. Además, esta solución permitió capacidades para abrir bibliotecas de documentos de SharePoint directamente desde la interfaz de CRM de Salesforce con la seguridad adecuada agregada en las bibliotecas de SharePoint.
La solución implicó el uso de los siguientes componentes:
- Servicios de contenido en la nube modernos como SharePoint y Power Automate dentro de la pila de Office 365 para la administración de documentos y flujos de trabajo para cumplir con los requisitos comerciales
- Gestión de seguridad y cumplimiento para auditoría y protección de la información
- Microsoft Azure App Services para facilitar la transferencia de metadatos activados desde el entorno CRM de Salesforce al entorno de SharePoint
Resultados
Como resultado, ABS redujo los costos operativos de la transferencia manual de metadatos relacionados con la cuenta en ambos sistemas. También ha habido ahorros significativos en los costos de administración de documentos mediante el uso de su sistema de administración de documentos de SharePoint existente, que proporciona una gran cantidad de espacio con la suscripción. Además, cumplieron con sus políticas de gobierno de almacenar toda la documentación relacionada con la cuenta dentro de SharePoint e hicieron que sus trabajadores fueran más productivos al automatizar los flujos de trabajo mediante el uso de Power Automate. ABS ahora está ampliando su adopción de Office 365 y Azure en términos de seguridad y cumplimiento, así como flujos de trabajo dentro de SharePoint, dados los beneficios de ahorro de costos.
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